Votre guide sur le secrétariat externalisé !

secrétariat externalisé

Le secrétariat est un poste très sensible au milieu de n’importe quelle entreprise, car il lui permet d’exercer son activité en toute fluidité au quotidien. Bien que ce soit un poste à faible valeur ajoutée, les missions assurées par un secrétaire sont primordiales pour votre entreprise et nécessitent une grande expérience.

Aujourd’hui, le marché offre une alternative nettement plus intéressante pour les chefs d’entreprises, il s’agit du secrétariat externalisé. C’est un service plus rapide, efficace et clairement moins cher que la solution classique ! Vous désirez en savoir plus à ce sujet ? Nous vous invitons à lire attentivement la suite.

Le secrétariat externalisé : de quoi s’agit-il au juste ?

Avec la croissance de la demande pour une solution plus avantageuse, le marché du secrétariat externalisé a connu un grand boom durant les dernières années, spécialement en France. En gros, cela consiste à déléguer une partie, ou la totalité, des tâches administratives quotidiennes à un prestataire spécialisé qui s’occupe de la comptabilité, du suivi de l’agenda, de l’organisation des réunions ou encore de la relance des factures impayées.

Tant de tâches qui consomment à la fois le temps et l’énergie des chefs d’entreprises, sans pour autant apporter un grand plus, car il ne s’agit pas après tout du cœur de leur activité. Le fait de sous-traiter ces tâches à un partenaire externe permet donc de libérer les dirigeants et de leur permettre de se concentrer sur l’essentiel de leur activité. Il s’agit là d’une vraie révolution dans le domaine professionnel.

À la base, le secrétariat n’était dédié qu’à la gestion des rapports téléphoniques, mais le développement a fait que la liste des services garantis par ce poste ait grandi avec le temps. Le recours au secrétariat externalisé est, par conséquent, une solution très avantageuse pour plusieurs types d’organisations, à condition de choisir le bon prestataire.

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Comment bien choisir son secrétariat externalisé ?

Le service de secrétariat externalisé offre plusieurs opportunités à saisir, mais la construction d’une relation durablement bénéfique est essentielle, cela impose le choix du prestataire adéquat. Sachez que ce domaine reste assez nouveau, les lois l’encadrant restent, elles aussi, assez vagues, donnant l’opportunité à plusieurs escrocs de proposer des offres mensongères contre lesquelles il est primordial de se protéger.

C’est la raison pour laquelle vous devez prendre en compte plusieurs facteurs avant de faire votre choix, il s’agit notamment de :

  • l’expérience du prestataire : il faut bien que vous fassiez appel à quelqu’un d’expérimenté afin de pouvoir réaliser toutes les tâches dont vous avez besoin ;
  • ses références : qui sont ses clients ? Dans quel domaine travaillent-ils ? Vos besoins et les leurs sont-ils les mêmes ? Autant de questions qu’il faudra vous poser ;
  • sa qualification : n’hésitez pas à demander des attestations ou d’autres reconnaissances particulières ;
  • son professionnalisme : vous devez évaluer sa réactivité à vos écrits et à vos appels, car c’est un indicateur clé sur l’image de votre partenaire ;
  • sa rédaction : le prestataire devra échanger avec vos clients, il serait parfait pour votre image qu’il n’y ait aucune faute d’orthographe.

Quel est l’intérêt de recourir au secrétariat externalisé ?

Bien que le choix soit assez compliqué à faire, mais le recours au secrétariat externalisé est une solution très avantageuse pour les entreprises. Il suffit seulement de mettre un cadre bien défini à ce service et vous pourrez assurer une gestion parfaite de votre entreprise. D’abord, cela vous permet de faire face à un pic d’activité, une absence ou une maladie en raison de la flexibilité de l’offre.

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Plusieurs prestataires proposent des formules sans engagement, vous permettant ainsi de sous-traiter des tâches temporaires. De plus, cette alternative vous permet d’avoir assez de temps libre pour vous concentrer sur le cœur de votre activité et optimiser sa rentabilité. Plus besoin de se casser la tête avec des missions que vous êtes contraint de faire au quotidien sans grand intérêt.

Sachez aussi que le secrétariat externalisé vous évite de recruter, ce processus est beaucoup plus long et coûteux, alors quoi de mieux que d’éviter toute cette procédure en déléguant rapidement votre travail à un spécialiste. Vous faites ainsi le choix de la simplicité !

Cadrer le secrétariat externalisé : comment faire ?

Pour avoir la garantie que les missions soient réalisées en bonne et dure forme, vous êtes tenu de mettre un cadre bien défini pour votre prestataire. Vous pouvez faire cela en forme de cahier de charges qui présentera de manière factuelle et claire :

  • toutes les tâches que le prestataire devra effectuer au quotidien ;
  • leur périmètre ;
  • leur durée ;
  • les ressources dont le prestataire aura besoin ;
  • le coût global de la mission.

De cette manière, vous et votre partenaire seraient parfaitement couverts en cas de situation litigieuse, tout sera clairement mentionné sur votre cahier de charges.