Comment dématérialiser les bulletins de paie ?

Tous les employeurs sans exception ont l’obligation de remettre des bulletins de paie à leurs salariés. Aujourd’hui, grâce à l’évolution technologique, il est tout à fait possible de les dématérialiser. Cette alternative se veut à la fois pratique et économique, aussi bien pour les employeurs que pour les salariés. Comment dématérialiser les bulletins de paie ? Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ? Ce sont, entre autres, les questions auxquelles nous allons répondre dans ce billet.

Les avantages de la dématérialisation des bulletins de paie

La dématérialisation des bulletins de paie s’avère avantageuse, aussi bien pour l’employeur que pour le salarié.

Les avantages pour l’entreprise

Pour les entreprises, la dématérialisation des bulletins de paie se présente avant tout comme une solution gain de temps. Plus important encore, elle permet de réduire les dépenses, et ce, de manière considérable.

En effet, grâce à ce système, plus besoin d’investir dans du papier ou encore de l’encre. Vous vous affranchissez également des coûts d’archivage. Rendez-vous sur cette page pour en savoir plus sur ce processus de dématérialisation des bulletins de paie et découvrir les meilleures solutions proposées.

La dématérialisation des bulletins de paie repose sur un concept simple : les documents sont stockés dans un coffre-fort numérique entièrement sécurisé. Ainsi, vous n’aurez rien à craindre des vols ou des pertes de données.

Les avantages pour le salarié

Pour le salarié, la dématérialisation permet un accès rapide à sa fiche de paie. De plus, pour la conservation des documents, il n’aura plus à utiliser des classeurs volumineux.

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Dématérialisation des bulletins de paie : les obligations de l’employeur

Un bulletin de paie dématérialisé doit contenir les mêmes mentions obligatoires qu’une fiche de paie en version papier. Les mentions obligatoires sont :

  • les informations sur l’employeur,
  • le nombre d’heures travaillées,
  • les congés payés,
  • le salaire,
  • les prélèvements sociaux.

En ce qui concerne la protection des données et la préservation des documents, l’employeur doit stocker directement la fiche de paie dématérialisée dans un coffre-fort numérique sécurisé. Il lui incombe aussi de garantir l’accès aux bulletins de paie pour une durée de 5 ans minimum.

Les modalités de mise en place des bulletins de paie dématérialisés

La mise en place du bulletin de paie électronique répond à certaines conditions légales. D’abord, l’employeur doit obtenir le consentement de son salarié. Toutefois, la loi n’explique pas les moyens par lesquels l’employeur devra recueillir ce consentement, soit par contrat soit par voie de signature électronique.

Ensuite, aucune disposition légale ne fixe les modalités de remise du bulletin de paie. Dans le cas d’une version électronique, faut-il simplement l’envoyer par mail ? Si oui, sous quel format ?

Enfin, en ce qui concerne l’archivage du bulletin de paie, le salarié se réserve le droit de le conserver aussi longtemps qu’il le voudra. D’ailleurs, il peut s’en servir en cas de litige. Conformément au Code du travail, l’employeur, lui, est tenu de conserver les bulletins de paie dématérialisés pendant au moins 5 ans. Il devra également garantir l’intégrité des données personnelles contre tout abus ou utilisation frauduleuse par des tiers.

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