DSN : comment faire la Déclaration Sociale Nominative d’une entreprise ?

Comment faire la DNS ?

La Déclaration sociale nominative se révèle comme une solution pour simplifier le processus déclaratif des employeurs en lui conférant de la fiabilité. Elle constitue le seul moyen de transmission des données pour les employeurs du secteur privé. Elle est obligatoire depuis le 1er janvier 2017 pour chaque personne salariée ou assimilée au Régime général de la Sécurité Sociale. Voici le fonctionnement de cette Déclaration en ce qui concerne les entreprises du secteur privé.

Qu’est-ce que la DSN (Déclaration Sociale Nominative) ?

Le fonctionnement de la DSN est basé sur son essence et les objectifs qu’elle vise.

Définition de la DSN

L’acronyme DSN signifie Déclaration Sociale Nominative. C’est​ une déclaration mensuelle et unique qui a pour vocation de remplacer la plupart des déclarations sociales émises par les employeurs aux différentes structures de Sécurité sociale. C’est à partir de janvier 2016, qu’elle est adressée à une bonne partie des employeurs en France, mais sa généralisation obligatoire n’est faite qu’en janvier 2017.

La DSN est obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé qui ont des salariés. Cependant, les employeurs ci-dessous en sont exclus :

  • les particuliers employeurs,
  • les employeurs de la fonction publique,
  • les employeurs entrés en DSN ayant des populations hors périmètres de la DSN,
  • les établissements entrés en DSN et n’ayant pas transmis les données aux structures complémentaires en DSN.

Enfin, les entreprises situées dans les cadres géographiques qui ne pas sont concernées par la DSN sont également exclues par cette déclaration.

Les fonctions de la DSN

Chaque mois, suite à la paie, l’employeur effectue sa DSN. Cette dernière est par la suite envoyée à chacune des structures concernées : CNAM, CNAV, MSA, Pôle emploi, URSSAF, etc. À noter que ce sont les mêmes organismes de sécurité sociale qui s’occupent des anciennes déclarations. La DSN effectuée sert à signaler les évènements liés à la vie et au fonctionnement de l’entreprise. Elle signale notamment : un arrêt de travail, une reprise anticipée de travail et une fin de contrat de travail. D’ailleurs, elle effectue une déclaration d’obligation des travailleurs handicapés depuis le 1er janvier 2020.

Les objectifs de la DSN

La Déclaration sociale nominative a pour objectif principal de simplifier les formalités sociales des mandataires ou employeurs. En dehors de ceci, elle vise à réduire les risques d’erreurs en sécurisant les différentes déclarations sociales grâce à sa dématérialisation et sa mensualisation systématique. De ce fait, elle a plusieurs avantages. En effet, pour l’employeur, elle constitue un gain de temps et moins de risque de problèmes avec les salariés et les structures de protection sociale.

Par ailleurs, elle vise à éviter aux salariés les pertes de droits à prestations sociales suite à une fraude d’employeur ou une erreur dans une déclaration. Enfin, la DSN permet aux organismes sociaux d’optimiser les procédures et de lutter régulièrement contre les fraudes aux cotisations sociales. C’est donc un élément essentiel de la comptabilité d’une entreprise.

Comment effectuer sa DSN pour son entreprise ?

Plus haut, il a été mentionné que l’employeur doit effectuer de manière mensuelle sa Déclaration sociale nominative. Voici comment il le fait.

Il existe en effet un site qui s’en occupe : net-entreprises.fr. Ce point de dépôt permet à tout employeur de faire sa déclaration. Laquelle déclaration reflète les éléments de la paie mensuelle dans fichier dsn généré à partir d’un logiciel de paie compatible. Elle doit être transmise le 05 ou le 15 du mois suivant celui auquel elle se rapporte.

Une fois qu’elle est déposée, le point de dépôt net-entreprises.fr examine la DSN en vérifiant sa cinématique et sa norme (NEODES). Si elle est conforme, le point de dépôt envoie au déclarant un certificat de conformité. Ensuite, il transmet aux organismes concernés, les données collectées et vérifiées, puis l’ensemble des données au point de stockage CNAV. Ce dernier contrôle la cohérence des DSN et vérifie s’il n’y a pas d’éventuelles fraudes.

À l’issue de cette dernière évaluation, la DSN mensuelle est stockée. Aussi, les informations sont-elles fournies à la Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques. Le déclarant reçoit enfin un BIS et les différents contrôles interdéclarations.

Quelles sanctions pour l’entreprise en cas de manquement de sa DSN ?

Les sanctions en ce qui concerne la DSN se situent à deux principaux niveaux : le défaut de production de la DSN dans les délais et le non-respect du vecteur.

Défaut de production de la DSN

Les entreprises qui ne produisent pas leur DSN dans les meilleurs délais encourent une pénalité de 1,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié.

Non-respect du vecteur DSN

Les entreprises qui manquent à l’obligation déclarative de la DSN s’exposent à une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié.

Il faut noter par ailleurs que le montant plafonné dépend du champ de la DSN dont relève l’entreprise. Soit la structure relève du champ en application du décret du 24 septembre 2014, soit celui du 18 mai 2016.

La Déclaration sociale nominative est un regroupement des anciennes déclarations qui a l’avantage de procurer sécurité, fiabilité, simplicité et confidentialité. Tout employeur qui en est concerné se doit alors de l’effectuer afin d’en bénéficier pleinement, mais également pour se conformer aux dispositions en vigueur.

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