Pour vous faciliter la vie autant que possible, pensez à dématérialiser vos tâches administratives. Pour ne citer que la rédaction des bulletins de salaire de votre personnel. D’ailleurs, de nombreuses solutions existent aujourd’hui pour simplifier et sécuriser la gestion de la paie. Alors, concrètement, comment établir une fiche de paie en ligne ? Tout de suite les réponses.
Bulletin de salaire en ligne : les avantages
Avant toute chose, il convient de savoir que la fiche de paie en ligne se révèle avantageuse pour les employeurs. Élaborée à partir d’un outil dédié, cette alternative au bulletin de salaire classique vous promet plus d’autonomie et de souplesse. En effet, comme ces importants documents se présentent au format numérique, leur stockage se voit simplifié. Vous pouvez ainsi y accéder aisément, et ce, à tout moment. De plus, l’absence d’archives papier vous permet de limiter les risques de perte de données et libérer de l’espace.
En second lieu, en dématérialisant l’établissement de vos fiches de rémunération, vous réduisez les dépenses liées à cette démarche. Cela inclut les coûts du papier, de l’impression, de l’affranchissement et de l’expédition ou de la distribution. D’autre part, l’automatisation de la paie vous permet de gagner énormément de temps et d’alléger la charge administrative. Effectivement, la production des bulletins de salaire s’opère rapidement dans le respect des dispositions légales et règlementaires.
En outre, l’utilisation d’une solution en ligne vous garantit une rédaction en bonne et due forme de vos fiches de paie. De fait, cela vous permet de réduire les erreurs humaines durant le processus. Par ailleurs, cela vous aide à optimiser grandement la gestion RH de votre entreprise. En effet, en plus de l’édition de vos bulletins de salaire et de la DSN (déclaration sociale nominative), votre système de paie dématérialisé peut intégrer d’autres fonctionnalités pratiques.
Établir une fiche de paie en ligne grâce à un logiciel adapté
Il va sans dire que pour dresser les fiches de rémunération de vos salariés en ligne, vous devez recourir à un outil approprié. Celui-ci vous propose en principe des modèles de bulletin à remplir et personnaliser. Déjà paramétrés, ces exemples sont en plus conformes à la législation en vigueur, ce qui vous garantit des documents dans les règles.
Quoi qu’il en soit, l’usage d’une solution de paie dématérialisée présente un coût qui varie en fonction de vos besoins. De plus, il implique une inscription au site de l’éditeur du logiciel en mode SaaS. Cela vous permet d’avoir accès à votre compte ou votre espace personnel depuis lequel vous pouvez :
- Créer vos fiches en toute simplicité et en un rien de temps ;
- Gérer votre paie en toute sécurité ;
- Générer vos divers documents au format PDF en temps réel.
Selon vos exigences, vous profitez également des fonctionnalités supplémentaires, dont l’outil est assorti :
- Distribution automatique des bulletins de salaire ;
- Établissement de divers documents (journal de paie, attestation de salaire, contrat de travail…) ;
- Télétransmission des déclarations ;
- Centralisation de l’ensemble de vos documents au même endroit ;
- Etc.
Bien entendu, les fonctions disponibles diffèrent d’un système de paie à l’autre et suivant la formule choisie.
Que comprend une fiche de paie en ligne ?
À l’instar d’un bulletin de salaire papier, la version dématérialisée doit aussi mentionner un certain nombre d’informations obligatoires. Dès lors, vous devez vous assurer que votre document comporte bel et bien ces éléments :
- Informations relatives à l’employeur (nom, adresse, numéro SIRET ou code APE/NAF, convention collective applicable) ;
- Informations relatives au salarié (nom, emploi, adresse, coefficient hiérarchique, période et nombre d’heures de travail…) ;
- Rémunération (salaire de base, avantages en nature, salaire brut, date de paiement…) ;
- Cotisations sociales ;
- Nombre d’heures soumis à une indemnisation en cas d’activité partielle.
Une fiche de paie en ligne conforme doit également contenir des mentions inhérentes à :
- Sa conservation sans limite de durée ;
- La rubrique qui lui est consacrée sur le site du service public.
Mise en œuvre des bulletins de salaire en ligne : des conditions à respecter
Mettre en place une paie numérique au sein de votre structure constitue une excellente idée. Toutefois, sachez que cette option s’accompagne de différentes obligations légales. Ainsi, vous devez prévenir vos salariés à propos de cette décision un mois avant la dématérialisation des fiches de rémunération. De plus, il importe de miser sur un seul format pour l’envoi de ces dernières, PDF par exemple.
Vous vous trouvez aussi dans l’obligation de sauvegarder les bulletins sous forme électronique pendant cinq ans. Par ailleurs, vous êtes tenu de garantir l’intégrité et la sécurité des données. Mais encore, vous devez configurer un accusé de réception ou de lecture. L’accord du salarié se révèle également indispensable pour la mise en œuvre de cette mesure. Effectivement, il a tout à fait le droit de refuser ce format de fiche de paie.
Bien choisir son logiciel de paie en ligne
Avant d’éditer vos bulletins de salaire, vous devez bien évidemment sélectionner l’outil à utiliser pour cette tâche. Vous devez alors prêter une attention particulière à votre choix. De fait, la gestion de la paie représente un travail encadré par une règlementation stricte sujette à des modifications. Miser sur le bon logiciel se montre donc primordial.
En fait, pour ne rien rater de la sélection de son système de paie dématérialisé, il importe de considérer plusieurs critères :
- Notoriété et fiabilité de l’éditeur de l’outil en ligne ;
- Simplicité d’utilisation ;
- Fonctionnalités proposées ;
- Service d’assistance en cas de problème (qualité et réactivité) ;
- Suivi par un conseiller dédié ;
- Traitement des données et niveau de protection ;
- Prix ;
- Options de partage de données ;
- Avis des utilisateurs.
En fonction de vos besoins, de vos attentes et de votre budget, un logiciel en particulier peut alors s’avérer plus adapté qu’un autre. Dans tous les cas, vous avez tout intérêt à tester votre outil avant tout abonnement ou toute utilisation. Si votre cœur balance entre plusieurs solutions, la période d’essai vous permettra de déterminer le logiciel qui vous convient le mieux.