Organiser un séminaire d’entreprise n’est pas chose aisée. Il faut prendre en compte des dizaines de données : la location de salles de réunion pour votre équipe, la réservation de chambres pour un séjour prolongé, le nombre de participants, l’objectif de rassemblement et la disposition salle de séminaire. Il faut également réunir les données nécessaires afin de faire le bon choix et que l’évènement se déroule bien dans un cadre idéal. Voici les critères à retenir pour des événements professionnels réussis.
Les dispositions classiques
Montage en théâtre
Une salle de réunion en théâtre est la disposition la plus fréquemment utilisée durant un meeting ou autres réunions professionnelles car c’est un agencement facile et pratique et la forme de la salle importe peu: les rangées de chaise sont disposées face à un écran de projection ou à l’orateur. Certains lieux de réception habitués à fournir des espaces de travail proposent également des chaises avec tablettes intégrées afin que les participants puissent prendre des notes. L’un des avantages de ce type de disposition est que l’évènement puisse accueillir un grand nombre de participants. Mais dû à ce grand nombre, il est parfois difficile de favoriser l’échange entre eux.
Le montage en U
Destiné à une réunion d’une trentaine de personnes au maximum, la disposition consiste en un « U » formé de tables alignées les unes aux côtés des autres et une table principale en extrémité devant l’écran d’un vidéo-projecteur afin que l’assemblée puisse voir une présentation Powerpoint ou une présentation vidéo. Ce type de disposition encourage les participants à discuter, débattre et communiquer entre eux.
Le montage en école
La disposition est la même que celle des salles de classe classiques. Elle favorise l’attention de l’auditoire, en particulier si la réunion dure plus d’une demi-journée. Les tables permettent au public de prendre des notes aisément. Si les infrastructures de la salle le permettent, la disposition en école peut contenir jusqu’à 200 personnes.
Le cadre et la disposition salle de séminaire
Pourquoi ne pas joindre l’utile à l’agréable ? Si votre entreprise se situe aux environs de la Ville des Lumières, vous pourrez trouver la salle idéale pour votre séminaire à Lyon , une salle modulable dans laquelle vous pourrez aménager la disposition salle de séminaire de votre choix et ce dans un cadre prestigieux, voire atypique. Les salles sont nombreuses et aménagées pour vos séances de coworking, de brainstorming ou de team-building, une grande salle pour vos réceptions, des salles de formation etc.
L’environnement
Si on prévoit un évènement qui se passera sur un ou deux jours, il est conseillé d’opter pour un endroit éloigné du centre-ville mais qui est également accessible. Loin des bruits stressants de la ville, il sera possible de se recentrer et d’organiser en toute tranquillité vos journées de conférence ainsi que vos espaces de travail. Evidemment, un endroit qui propose de différentes salles de conférence de capacité d’accueil variant en fonction de vos effectifs.
L’équipement
Certains endroits incluent le matériel et l’équipement audio-vidéo dans leurs formules de prestation :
- Vidéo projecteurs
- Micros et matériel de sonorisation
- Ecrans pour visio-conférence
- Tables de réunion
- Chaises
- Connexion internet haut débit avec accès Wi-Fi.
Certains prestataires peuvent même approvisionner les participants en papier, stylos, bloc-notes.
Le service traiteur
Il est difficile d’organiser un séminaire sans penser à sustenter les participants. Pour une demi-journée, un cocktail pour les pauses café ou un buffet léger suffira, mais il vaut mieux toujours faire appel à un traiteur professionnel afin que vous puissiez vous focaliser sur l’organisation de votre évènement professionnel. Il suffira de lui communiquer l’effectif gens qui vont venir et lui confier la préparation des repas. Si le séminaire dure une journée complète, il faut obligatoirement prévoir un déjeuner en plus des collations et gouters.