Gérer un projet c’est devoir accomplir de nombreuses tâches. Cela peut être fatigant et frustrant si on ne s’organise pas très bien. Sachez qu’il existe un moyen pratique, pour mener à bien les tâches : l’utilisation d’un outil de gestion de projet. Dans cet article, nous allons vous éclairer un peu plus sur le sujet. Qu’est-ce qu’on entend par outil de gestion de projet et quels sont les avantages liés à son utilisation ?
Qu’est-ce qu’un outil de gestion de projet ?
Ce n’est pas une surprise : la gestion de projet implique de nombreuses tâches qu’il faut réaliser. Dans le cas d’une entreprise, il va falloir s’occuper de plusieurs projets à la fois. Une manière d’accomplir toutes les tâches dans les meilleures conditions, est l’utilisation d’un outil de gestion de projet. Avec un ce genre d’outil, on peut procéder à la centralisation de toutes les activités à réaliser sur une plateforme. Cette dernière doit toutefois être accessible à tous ceux qui interviennent dans le projet. L’outil de gestion va alors automatiser toutes les tâches enregistrées. Il assure également la gestion du temps. Mais il permet de mieux gérer son équipe et de déterminer les tâches qui doivent être réalisées. Pour en savoir davantage sur les outils de gestion, un passage sur Icor peut certainement vous aider.
Vous pouvez très bien retrouver des outils de gestion en ligne. Certains sont payants, alors que d’autres, comme Clickup, peuvent être utilisés gratuitement.
Il faut tout de même noter, qu’un CRM n’est pas classé parmi les logiciels de gestion de projet. Faire la différence est très important puisque le CRM est uniquement un outil de gestion de la relation client. Parmi les solutions CRM on peut retrouver par exemple, Microsoft Dynamic CRM, proposé par XERFI. Cet outil est utilisé pour améliorer la relation client. Vous pouvez très bien le personnaliser pour qu’il soit adapté aux besoins de chaque entreprise et à chaque secteur d’activité. Ce qui fait, que ce sont des outils complémentaires, pour une meilleure gestion de l’entreprise, mais qui viennent avec des fonctions bien différentes.
Pourquoi utiliser un outil de gestion de projet ?
Ce n’est pas évident de gérer un projet alors qu’il n’y a aucun outil à disposition, et sans avoir établie la méthodologie nécessaire. Actuellement, bien mener un projet est une étape très importante. Un outil de gestion de projet est très facile à utiliser. Vous allez pouvoir regrouper dans un seul endroit, les différentes informations liées à un ou plusieurs projets. Cette capacité de centralisation peut rendre l’exécution des tâches plus faciles, et un meilleur suivi des démarches nécessaires.
L’utilisation d’un outil de gestion de projet peut aussi permettre de profiter de quelques avantages :
Une meilleure planification
C’est d’ailleurs le premier objectif d’un outil de gestion de projet. Grâce à cette fonctionnalité, vous allez facilement organiser les étapes de différents projets. Il sera également moins compliqué d’attribuer chaque étape à chaque membre d’une équipe. En gros, l’entreprise pourra profiter d’une meilleure gestion commerciale.
Des tâches plus faciles à gérer
Il s’agit d’une fonction retrouvée dans tous les outils de gestion de projet. Elle permet de créer plusieurs tâches à la fois. Vous pouvez aussi ajouter des critères comme la date du début et la date de fin.
Un meilleur suivi de temps
Cette fonctionnalité fait partie des plus importantes. Il sera plus facile de gérer le temps de travail. Par la même occasion, il sera plus facile de vérifier la disponibilité de chaque collaborateur. C’est aussi une excellente manière de prévoir les retards ou absences. Le chef de projet pourra de ce fait, savoir s’il est nécessaire ou non de mettre à la disposition des collaborateurs, des ressources nécessaires pour que les tâches soient effectuées dans les délais.
Une plus simple gestion des ressources
Il existe des outils de gestion de projet avec lesquels vous pouvez réaliser le traitement des ressources des projets. Vous pouvez par exemple connaître la disponibilité des équipes et savoir quelles tâches leur attribuer.
Un budget efficacement géré
Il est très important de bien gérer le budget, pour que le projet puisse être mené à bien. L’outil permet de suivre facilement les dépenses, répartir les fonds.
Une fluidité de collaboration et de communication
Une mauvaise communication, et une collaboration qui laisse à désirer peuvent représenter un frein pour le bon déroulement d’un projet. La fluidité de communication permet de progresser plus vite dans un projet. Toutes les équipes seront également plus productives.
Comment choisir un outil de gestion de projet ?
Mieux gérer les projets d’une entreprise est très bénéfique pour celle-ci. Cela peut permettre d’augmenter la productivité au travail, et profiter d’une meilleure gestion d’entreprise. Avec les différentes fonctionnalités des outils de gestion de projet, il sera beaucoup plus simple et plus rapide de réaliser certaines tâches. Comme une entreprise demande un maximum d’implication, il est nécessaire d’en faire de même pour le choix de l’outil de gestion de projet. Pour cela, vous devez tenir compte de quelques paramètres et définir vos besoins. Les besoins de votre entreprise sont l’élément le plus important qu’il faut considérer. Pour le savoir, celle-ci doit procéder à une analyse fonctionnelle de ses besoins. Vous allez avoir une idée plus claire sur les fonctionnalités dont vous avez besoin pour pouvoir exécuter les tâches des projets. N’oubliez pas non plus de vérifier si le logiciel choisi correspond bien aux utilisateurs.