Il est loin d’être évident d’organiser un événement, que celui-ci soit professionnel, culturel ou bien encore sportif. On sait par avance qu’il va y avoir une multitude de tâches et réaliser, une équipe à coordonner, et pour le responsable de l’organisation, comme pour ses collaborateurs, cela peut vite devenir un véritable casse-tête. À moins d’être équipé des bons outils ! Il existe en effet une multitude d’outils digitaux qui facilitent l’organisation d’événements et qui évitent les bonnes doses de stress. Les voici.
Un agenda partagé pour tenir les échéances
L’organisation d’événements inclut un grand nombre de tâches à réaliser :
- Choix de la date
- Choix du lieu
- Recrutement des intervenants
- Envoi des invitations
- Communication, etc.
Avant de commencer, il est impératif d’avoir une vision globale sur les différentes échéances. C’est-à-dire sur les dates à respecter pour chaque étape, ainsi que sur les réunions d’équipe pour faire le point. Pour cela, il est indispensable de disposer d’un logiciel d’agenda partagé. Ainsi, toutes les personnes participant à l’organisation de l’événement pourront se connecter depuis n’importe où et à n’importe quel moment sur l’agenda afin de prendre connaissance des échéances.
Trello est un autre outil intéressant. Il s’agit plus d’un outil de gestion des projet en ligne que d’un simple agenda partagé, mais il permet de configurer les dates et d’inscrire une multitude d’informations relatives à chaque échéance.
Un logiciel de gestion d’événement
Vous voulez simplifier les inscriptions, la création de votre site internet événementiel, l’envoi d’e-mails ainsi que la phase d’accueil de votre événement ? Alors vous allez voir que les outils Eventmaker vont vite devenir indispensables.
Cet outil digital regroupe en effet en un seul logiciel une multitude de fonctions propres à l’organisation d’événements. Depuis la même interface, vous allez pouvoir créer des formulaires d’inscriptions à envoyer à vos invités, un site internet regroupant toutes les informations, organiser des campagnes d’e-mails ainsi que gérer les inscriptions grâce à l’envoi en amont de badges avec QR Codes.
En plus des différentes étapes citées ci-dessus, le logiciel événementiel vous offre aussi la possibilité d’organiser des événements en ligne. Ce qui est pratique lorsqu’une contrainte (sanitaire, etc.) rend impossible la tenue d’un événement en présentiel.
Un logiciel de stockage de fichiers
Organiser un événement, c’est souvent créer plusieurs fiches Excel, des comptes rendus de réunions sous format Word et bien plus encore. Plutôt que de garder ces dossiers sur votre ordinateur et de les envoyer à chaque collaborateur pour qu’ils en prennent connaissance, pensez à utiliser Google Drive. L’utilisation de ce service de stockage et de partage de fichiers dans le cloud est en plus totalement gratuite.
Ne pas oublier les réseaux sociaux
La communication est une étape très importante de l’organisation d’événements. Surtout pour les événements de type culturel, où les temps forts se succèdent et pour lesquels on ne peut anticiper le nombre de participants. Si les outils Eventmaker permettent de créer un joli site internet événementiel, le relai sur les réseaux sociaux est indispensable pour toucher un maximum de public. Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, Youtube, Snapchat, les réseaux sociaux sont nombreux et touchent chacun des cibles précises.
Apprenez à privilégier certains réseaux sociaux en fonction des publics ciblés, et n’hésitez pas à faire le relai de vos événements auprès de votre communauté. N’oubliez pas non plus qu’une bonne campagne de communication sur les réseaux sociaux est celle où vous les alimentez régulièrement avec du contenu attractif. Les personnes se connectent en effet plusieurs fois par jour sur les réseaux !