Dématérialiser la gestion de ses documents

La digitalisation des entreprises est un phénomène en plein essor. Dans un monde de plus en plus numérisé, on constate une réduction de l’utilisation des documents papier : pour de nombreuses bonnes raisons, les professionnels se tournent davantage vers la gestion électronique de documents (GED). Envisagez-vous la dématérialisation de la gestion de votre paperasse (courriers, contrats, factures…) ? Décryptons ensemble les réels bénéfices de choisir la GED plutôt que l’archivage papier grâce aux outils numériques.

Les intérêts financiers et écologiques de la gestion électronique de documents

Si votre entreprise fonctionne encore avec du papier, avez-vous déjà pris le temps de compter le nombre d’imprimés dont vous disposez dans vos bureaux, vos armoires, les archives, etc. ? Il est fort probable que vous ayez tous de très grosses piles de papiers dans vos locaux ! Sans même parler de la consommation de ramettes, la gestion des consommables, les pannes de copieur, etc.

Le grand problème avec ces feuillets, c’est qu’ils encombrent les bureaux, se perdent, et qu’il faut allouer des espaces dédiés à leur rangement, stockage et archivage. Par ailleurs, les imprimés compliquent souvent le travail à vos équipes et collaborateurs. Si vous demandez à un employé de vous fournir un document en particulier par exemple, même avec un excellent système de classification, selon la quantité de dossiers et de projets qu’il a à traiter, la recherche manuelle de celui-ci lui prendra du temps.

Avec les supports papier, on a souvent plusieurs versions à gérer et la perte de documents reste un risque majeur. Face à tous ces soucis, n’est-il pas mieux d’opter pour la gestion électronique des documents ?

Présentation de la GED

La gestion électronique de documents ou GED désigne l’ensemble des moyens informatiques utilisés pour organiser et gérer l’environnement documentaire d’une entreprise. Pour mettre en place la dématérialisation de tous vos documents papier, il faut utiliser un logiciel ged pour entreprise.

La GED répond à vos besoins de productivité, de partage de données et de fichiers ainsi qu’à la sécurité des informations. Grâce à la dématérialisation, finies les corvées de rangement et d’archivage : la GED permet de gagner de la place dans vos bureaux. Plus de doublons ni de pertes : la GED optimise la sécurité de vos informations. Le partage de données entre collaborateurs sera beaucoup plus simple et sécurisé.

Il ne faut pas non plus sous estimer les bénéfices écologiques et financiers de la dématérialisation de documents. Le fait de ne plus avoir recours au papier vous permettra de réaliser des économies considérables, et c’est également un geste favorable pour la planète. À l’heure où la protection de l’environnement représente un enjeu majeur, la GED vous permet de réduire vos déchets et de limiter votre empreinte carbone.

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Investir dans une solution GED adaptée à son entreprise

De nombreuses solutions GED sont proposées aux professionnels. Mais vous devriez opter uniquement pour la solution logicielle la plus en phase avec vos besoins.

Afin de mieux choisir votre logiciel dédié, il faudra donc vérifier les fonctionnalités et ce que vous attendez de votre GED. Ne faites pas non plus l’impasse sur la sécurité des données, c’est un critère d’une importance capitale. Si jamais vous choisissez un logiciel dont le niveau de sécurité est faible, vous risquez d’en payer le prix fort. La gestion d’accès, le blocage d’utilisateurs… plusieurs éléments nécessitent un contrôle.

Privilégiez également une solution GED dotée d’une prise en main facile et veillez à ce que le logiciel soit compatible avec l’ensemble de votre système informatique. Puisque votre entreprise évolue, préférez une solution flexible capable de s’ajuster avec le développement de votre activité.

L’accessibilité est un autre facteur essentiel. Afin de pallier la mobilité de vos collaborateurs, vous pouvez choisir un logiciel accessible à distance (plateforme Saas). De cette manière, vos employés autorisés pourront accéder aux données via leur smartphone, même s’ils sont en déplacement ou en télétravail. En ce qui concerne le prix du logiciel, celui-ci varie en fonction des éditeurs, comparez les offres et méfiez-vous de celles trop alléchantes.

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