Le tampon d’entreprise : est-il toujours indispensable ?

Le tampon, c’est ce fameux cachet où sont affichées les informations des mentions légales qui permettent d’identifier l’entreprise. Ce sceau est obligatoire et doit être apposé sur les documents administratifs tels que les factures, les devis… Sur le plan juridique, le tampon est propre à une entreprise ou une micro-entreprise. Il est quasiment considéré comme une marque distinctive. Malgré l’avènement du numérique, le tampon perdure et ce sceau est toujours indispensable.

L’apposition d’un tampon, une obligation pour l’entreprise ?

Le cachet de l’entreprise est, avant tout, utile lors de la délivrance des documents officiels : factures, devis… Le côté pratique prévaut puisque les informations relatives à l’entreprise sont apposées à l’encre sur les papiers. Vous pouvez bien évidemment écrire les mentions légales et obligatoires au format manuscrit, mais cela prendrait beaucoup de temps.

Le tampon d’entreprise apporte une crédibilité à l’entreprise, surtout vis-à-vis des collaborateurs, des fournisseurs et des tiers. Cet « outil » est fonctionnel et facile à utiliser, quelques minutes suffisent pour apposer le sceau sur une pile de documents. Rappelons également que le tampon d’entreprise peut recouvrir une valeur légale lorsqu’il est apposé sur un papier officiel. En revanche, il doit être surmonté de la signature d’un responsable, voire d’un dirigeant.

Tampon d'entreprise

Les différents types de tampons d’entreprise

Le design des tampons a bien évolué depuis l’avènement du tampon en bois. Les cachets sont en effet de plus en plus fonctionnels et sont disponibles sur les plateformes spécialisées comme le site https://tootampon.com. Vous aurez donc à choisir parmi les différents types de tampons :

Le tampon en bois

Pratique et léger, le tampon en bois est toujours aussi utilisé par les entreprises qu’avant. Vous devez en revanche disposer d’un encrage séparé pour que l’encre adhère au cachet.

Le tampon de poche

Ce type de tampon est nettement plus apprécié qu’un tampon classique puisqu’il est moins encombrant. Autrement dit, vous pouvez l’apposer aux documents officiels, même en dehors de votre bureau.

Le tampon encreur

Les tampons encreurs administratifs portent uniquement les mentions « Validé », « Payé » ou « Copie ». Certaines entreprises utilisent aussi des tampons qui portent les inscriptions « Confidentiel » et « Lettre Prioritaire ». Lorsqu’il faut traiter plusieurs documents, ce genre de tampon est très utile. Il est en effet plus facile d’y apposer une inscription au tampon plutôt que de l’écrire à la main à de multiples reprises.

Les tampons dateurs

Ces tampons très pratiques permettent de suivre les envois ainsi que la réception des courriers. En effet, ils permettent d’apposer la date du jour ainsi que les mentions tels que « Reçu le » ou « Payé le ». Un simple réglage quotidien suffit pour mettre à jour la date sur le tampon.

Le tampon numérateur

Les tampons numérateurs se démarquent surtout pour leur robustesse, qui plus est, ils sont personnalisables. Ce genre de cachet facilite le suivi des dossiers, les supports et autres documents administratifs.

Le tampon encreur personnalisé

C’est sur ce genre de tampon que sont inscrites les informations légales sur l’entreprise. L’utilisation de ce cachet permet de gagner du temps et il est même possible de le personnaliser à souhait.

Les tampons horodateurs folioteur électronique

Ce type de tampon multifonctionnel offre un gain de temps considérable. Plutôt que d’utiliser différents tampons, vous disposez d’un seul tampon qui vous permet d’imprimer du texte, folioter, imprimer la date et l’heure.

Le timbre à sec

Ce dispositif révolutionnaire ne nécessite pas d’encre puisque l’impression réalisée est en relief. Si le timbre à sec est si prisé, c’est certainement pour sa discrétion et son caractère infalsifiable. Il est notamment utilisé pour personnaliser les entêtes, les livres, les enveloppes ainsi que les lettres administratives. Ce cachet d’un nouveau genre permet d’y apposer le nom, les initiales ainsi que le logo de l’entreprise.

le tampon d'entreprise indispensable

Quels tampons choisir pour un usage intensif ?

Si vous deviez utiliser les cachets de manière intensive, il vaut mieux opter pour les tampons professionnels. Ces derniers sont robustes et se déclinent en différents formats. Certains permettent même d’intégrer plusieurs lignes de textes. Mieux encore, les tampons professionnels intègrent le logo de l’entreprise. Autrement dit, le tampon professionnel permet d’imprimer un maximum de mentions relatives à l’entreprise une fois celle-ci créée.

Les mentions légales et obligatoires à graver sur le tampon

Les mentions qui doivent être gravées sur le tampon doivent bien entendu se conformer aux règlements.

Ainsi, si le cachet est prévu pour un usage externe, il doit comprendre :

  • Le nom de l’entreprise, sa raison sociale
  • L’adresse de son siège
  • Les coordonnées de l’entreprise : téléphone, adresse email, site web
  • Le statut juridique
  • Le capital social
  • Le RCS ainsi que le SIRET
  • La TVA
  • Le numéro de dossier
  • La date d’expédition de la commande.

S’il s’agit d’un cachet destiné à un usage interne, les mentions obligatoires sont :

  • La dénomination sociale
  • L’adresse du siège
  • Le numéro SIRET de l’entreprise.

Dans le cas d’une SAS basée à l’étranger, le tampon doit comprendre :

  • La dénomination sociale,
  • La forme juridique
  • L’adresse du siège
  • Le numéro d’immatriculation
  • La TVA

Peut-on omettre certaines mentions légales sur un tampon d’entreprise ?

Dans certains cas, les tampons d’entreprises ne portent que les mentions indispensables telles que le nom, l’adresse, le téléphone ou le siret. Le concept est très pratique surtout si le cachet sert uniquement pour tamponner le courrier et les bons de livraison. Il faut savoir que le tampon professionnel ne peut pas être usurpé impunément. Les personnes qui utilisent illégalement le cachet d’une entreprise peuvent être accusées de faux.

Hormis les entreprises, les tampons peuvent être utilisés par des particuliers. Dans ce cas, ils permettent d’imprimer le nom, l’adresse et le téléphone de l’utilisateur. Pour le côté pratique, il vaut mieux opter pour un tampon de poche, pratique et simple d’utilisation. Il doit bien évidemment être utilisé de manière formelle et pensez toujours à apposer une signature au-dessus de l’impression. Il est d’ailleurs possible d’intégrer la signature dans les mentions sur le tampon.

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