Le fonctionnement d’une entreprise peut se révéler complexe. Il faut savoir manager tout un groupe de personnes pour tirer le meilleur de chacun des membres d’une équipe, afin de pouvoir atteindre les objectifs fixés. Pour y parvenir, certains outils se révèlent indispensables, surtout pour la collaboration en entreprise. Quels sont les outils fondamentaux à avoir en entreprise pour dynamiser le travail collectif ?
Les outils de stockage de données
Il est important de savoir que toute entreprise doit avoir des outils de stockage très performants pour la sauvegarde de leurs documents. La valeur des outils se mesure à leur capacité à garder sur du long terme les fichiers utiles. Parmi les outils les plus populaires, il y a :
- Google Drive : c’est un outil de stockage créé par Google. Il permet de stocker, de partager et d’éditer des fichiers en textes. L’interface de Google Drive est si simple à utiliser que le partage des fichiers entre collègues est facile. La navigation sur Google Drive est fluide et l’on dispose d’un emplacement de 15 Go ;
- Dropbox : c’est un outil de stockage similaire à Google Drive. Il offre les mêmes services de stockage, de partage et d’édition des fichiers via Dropbox Paper. Il existe une formule gratuite qui permet d’avoir une capacité de stockage de 2 Go ce qui est assez limité. Cette capacité peut augmenter de 500 Mo à chaque parrainage et la limite maximale de la capacité de stockage de cet outil est de 18 Go.
Les outils de visioconférence
Avec la pandémie récente, l’utilité des outils de visioconférence n’a jamais été aussi importante. Ces outils se sont révélés très utiles pour des réunions à distance ou pour visualiser une présentation à plusieurs. Les personnes en télétravail sont pour la plupart du temps en train d’utiliser cet outil. En général, les applications et logiciels dédiés aux visioconférences viennent avec les appareils de travail tels que les ordinateurs, les smartphones, les tablettes, etc. Les plus utilisés sont :
- Skype : c’est le logiciel de visioconférence le plus utilisé. Il permet de communiquer via webcam et microphone. Récemment, les fonctionnalités de cette application se sont élargies. On peut y présenter un PowerPoint tout en se voyant grâce à la possibilité de diviser l’écran. Jusqu’à 10 personnes peuvent intégrer une discussion ;
- Google Meet : c’est une des applications de Google. Elle est très facile à utiliser et elle sert pour faire des visioconférences avec un nombre de personnes assez large. On peut décider d’y faire une réunion de mise à point pour que tout le monde soit au même niveau d’informations ou encore passer des formations pour améliorer la performance d’un groupe et régler aussi les problèmes en interne.
Les outils de gestion de projet et les outils de gestion d’agenda
Le suivi et la continuité des projets sont importants. C’est en cela qu’il est indispensable d’avoir ces outils pour le travail en groupe et l’amélioration des performances d’équipes. En général, on ne peut pas départager les outils de gestion des projets des outils de gestion d’agenda. Un bon outil de gestion de projet permet de :
- Planifier la gestion d’une ou plusieurs tâches ;
- Gérer le portefeuille ;
- Gérer le temps ;
- Vérifier et aménager le planning ;
- Travailler en mode collaboratif.
Les outils de gestion des projets collaboratifs les plus connus sont :
- Trello : il se présente sous forme de tableau de bord de type Kanban. Cet outil permet de répartir les tâches sous forme de cartes dans des colonnes et les tâches sont assignées à chaque membre de l’équipe ;
- Jira : cet outil utilise se sert principalement de la méthode agile. Son interface est très facile à comprendre et il permet d’organiser les projets ;
- l’agenda numérique : conçu pour supplier l’agenda en papier, c’est un outil très efficace qui permet de partager les données et le modifier. Google agenda est le plus utilisé. On y retrouve des fonctions comme l’alarme, le rappel des tâches, les notifications, etc.
Ces différents outils sont indispensables dans une entreprise pour collaborer et travailler en groupe. Dans le cas où vous souhaiterez utiliser un outil de collaboration, mais ne savez pas comment faire, sachez que certaines entreprises proposent des formations pour vous apprendre à maitriser ces outils. Par exemple, en suivant une formation Trello, vous maitriserez ce logiciel en peu de temps et connaitrait tous les secrets de celui-ci.