Comment créer son cabinet de notaire ?

Si autrefois, la direction de l’office notarial se transmettait pratiquement toujours de père en fils, ce n’est plus le cas aujourd’hui. Vous pouvez après vos 9 ans de formation et l’obtention de votre diplôme, ouvrir votre propre cabinet, le processus ayant été facilité avec l’adoption de la loi Macron. Cette loi, dont l’objectif est d’élargir les services administratifs aux régions rurales, a déverrouillé le système afin que toute personne qualifiée puisse se lancer dans l’activité, où qu’elle se trouve en France. Comment faut-il procéder ?

Devenir notaire et créer son cabinet

À l’instar de certains autres juristes, le notaire joue un rôle de conseiller en droit auprès de particuliers comme d’entreprises. Il a la délicate tâche de s’assurer que les affaires de son client sont en règle vis-à-vis des textes en vigueur, et pour cela, il doit être extrêmement instruit en la matière et compétent. C’est la raison pour laquelle la pratique du métier est régie par bien des critères fixés par la loi.

La certification

La première condition pour devenir un notaire est la possession d’un certificat. Une formation de notaire et un cycle d’études d’au moins 5 ans dans un établissement d’enseignement supérieur sont requis.

La nomination

Il faut ensuite que le notaire soit nommé dans un office notarial par un arrêté signé du garde des Sceaux (ministre de la Justice). Il doit aussi prêter serment devant le tribunal de grande instance avant de pouvoir exercer. La nomination peut se faire :

  • Après un tirage au sort (pour les cabinets à créer dans les zones où leur installation est requise, notamment les zones urbaines à l’exception de Paris) ;
  • Suite à un dépôt de candidature en ce qui concerne un office déclaré vacant ;
  • Après une présentation de notaire qui cède son cabinet ou ses parts dans une société civile professionnelle ou d’exercice libéral.

L’éthique et la morale

Plusieurs critères d’ordre éthique et moral doivent aussi être respectés par la personne qui envisage d’exercer en tant que notaire. Au regard de la législation, le futur notaire ne doit pas :

  • avoir commis un acte en déphasage avec l’honneur et la probité ;
  • avoir été à l’origine d’agissements ayant conduit au retrait d’office ou à une sanction administrative (destitution, révocation, radiation, retrait d’agrément ou d’autorisation) ou disciplinaire ;
  • avoir fait l’objet d’une faillite personnelle ou écopé d’une interdiction de gérer, de diriger, d’administrer ou de contrôler de façon directe ou indirecte (quand bien même cette peine concernerait une entreprise commerciale, artisanale, une exploitation agricole ou une quelconque personne morale).

L’ouverture d’un cabinet de notaire

En plus de détenir un certificat, des compétences spécifiques et de respecter certains critères éthiques et moraux, le candidat à l’ouverture d’un cabinet de notaire doit aussi s’attendre à faire face à certaines obligations, dont les responsabilités sociales. Le notaire a ainsi l’obligation de :

  • Adhérer au contrat d’assurance de responsabilités civiles professionnelles souscrit par le Conseil supérieur de la profession ;
  • Payer des cotisations annuelles à la Caisse régionale de garantie. Le paiement de cette cotisation permet l’indemnisation de sa clientèle par l’ensemble du corps professionnel, s’il arrivait qu’il commette une faute professionnelle (accidentelle ou intentionnelle).

Notez aussi qu’il est interdit au notaire de cumuler son métier à celui de juge, de commissaire du gouvernement auprès des tribunaux ou des substituts, de greffier, d’huissier, de préposé à la recette des contributions directes et indirectes, de commissaire de police ou de commissaire aux ventes. Le notaire n’a pas non plus le droit d’exercer au-delà de l’âge de 70 ans, à moins que le ministre de la Justice lui accorde ce privilège, le temps qu’un successeur soit établi. Ce délai ne peut cependant pas excéder un an.

Au cours de sa carrière, le notaire a aussi l’obligation de se faire continuellement former. Cette formation professionnelle continuelle est d’au moins 30 heures par année civile ou bien de 60 heures pour deux années consécutives.

Les démarches administratives

Une fois tous les critères ci-dessus énumérés respectés, vous pouvez entamer la création de votre office notarial.

L’installation d’une plaque professionnelle

La plaque professionnelle contribue à la visibilité de votre entreprise. Elle permet à vos clients et potentiels clients de savoir que vous êtes présent à une location donnée, et leur donne d’entrée de jeu des informations cruciales. Elle peut être fabriquée à partir de diverses matières et de plusieurs manières, même si son établissement est également régi par certaines règles. La plaque en plexiglas est la matière la plus prisée des professionnels libéraux. Ce matériau allie résistance et esthétique, des qualités très importantes pour assurer une visibilité de qualité. Vous pouvez recourir aux services de spécialistes comme Gravure-Plaque.com pour vous en faire confectionner une.

notaire

Le choix du lieu d’implantation

Pour bien choisir, vous pouvez vous baser sur votre business plan et sur l’étude de marché. Retenez qu’il ne faut jamais s’installer près d’un concurrent sur place depuis plusieurs années. Vous pouvez, si cela vous arrange, opter pour les endroits où des zones administratives commencent à naître. En France, l’État a par exemple, mis en place 247 zones d’installation libre sur un total de 307 zones, pour y motiver l’ouverture de cabinets.

L’équipement de l’office

Pour le fonctionnement adéquat de votre office, il vous faut un équipement adapté et idéalement de dernière génération. Vous devez entre autres vous doter d’un logiciel de rédaction d’actes. Pour ce qui est du mobilier, des tables de travail et des fauteuils sont indiqués.

Le choix du personnel

Pour bien faire votre recrutement, déterminez le niveau d’expérience que vous souhaitez que vos collaborateurs aient. Pensez aussi à l’organisation des bureaux ou boxes du cabinet et à la répartition des tâches.

Le choix du statut juridique

Ici, il vous faut choisir entre l’Entreprise Individuelle (EI), la Société d’Exercice Libérale (SEL), la Société Civile Professionnelle (SCP), la société commerciale, etc. Avant toute décision, prenez le temps de comparer les avantages et les inconvénients de chacune de ces structures juridiques. De votre choix dépendront le statut social et le statut fiscal, la possibilité d’évoluer ou pas ainsi que la possibilité d’avoir plus tard des associés.

La déclaration de l’entreprise

Après le choix du statut juridique, il faut procéder à la déclaration de l’entreprise. Elle permet de donner une existence légale au cabinet. Les formalités de cette déclaration se font au niveau du Centre de Formalités des Entreprises (CFE) sous la juridiction duquel se trouve le notaire.

L’établissement d’un business plan

Afin de faire évoluer votre cabinet, vous devez établir un dossier financier ou business plan. Présenté en quelques pages, celui-ci doit être solide et parfaitement détaillé. Il doit contenir toutes les prévisions financières de l’étude notariale (bilan, compte de résultat, BFR, etc.) pour ses premières années de fonctionnement, sans oublier la courbe de croissance que vous prévoyez pendant ce délai. Ce détail vous permettra d’évaluer la faisabilité de votre projet et aussi sa rentabilité à court et à long terme. Notez également qu’en plus des prévisions financières, votre business plan doit contenir :

  • Une étude du marché ;
  • Des précisions sur le statut juridique, le régime fiscal et social ;
  • Un plan marketing.

Le coût global

Comme pour toute société, l’ouverture d’un cabinet de notaire implique des dépenses. Il y a notamment :

  • La cotisation annuelle à payer à la Caisse régionale de garantie ;
  • Les frais liés à l’implantation du siège ;
  • Les dépenses liées à l’équipement de bureau (logiciels et mobiliers) ;
  • Les frais liés à la communication publicitaire.

Les aides

Sachez que vous pouvez bénéficier d’aides pour ouvrir votre cabinet, en fonction de votre lieu d’implantation. Vous pouvez bénéficier d’allègements sociaux et fiscaux, d’un prêt à la création d’entreprise sans garantie ni caution personnelle (prêt octroyé par l’organisme public BPIFrance) ainsi que de prêts d’honneur chez bien d’autres organismes. Vous pouvez toujours installer votre cabinet de notaire sans apport extérieur quelconque. Si cela vous semble difficile, certaines agences compétentes peuvent vous conseiller dans vos choix.

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