Lorsque l’on parle de logiciel de caisse, la plupart des gens pensent à la caisse enregistreuse, le moyen le plus connu d’encaisser l’argent du client ayant acheté un produit ou un service dans votre magasin. À une autre époque, les commerçants rangeaient leurs tickets de caisse et reçus dans un simple tiroir. Ils devaient prendre un certain temps en fin de journée pour calculer et vérifier les ventes, les recettes de la journée et refaire le fond de caisse. Le logiciel de caisse vous facilite la tâche avec ses fonctionnalités de plus en plus nombreuses et évolutives ! Mais avant d’opter pour le premier outil que l’on vous propose, prenez le temps de sélectionner un progiciel qui vous correspond vraiment. Comment choisir le logiciel adapté à votre commerce ? Suivez ce guide et trouvez plus facilement l’outil qui améliorera la gestion de votre magasin !
Un logiciel de caisse ergonomique
En premier lieu, il est conseillé d’opter pour un logiciel de caisse offrant une grande facilité d’emploi pour vous et votre équipe. Il devra avoir une interface claire et intuitive afin que tous vos employés puissent être à l’aise en l’utilisant, sans perdre de temps à chercher où sont les fonctionnalités. Privilégiez les logiciels possédant des fonctions simples, réduisant le temps d’attente des clients lors de la commande ou au moment du passage en caisse.
L’ergonomie du logiciel est importante afin de pouvoir accéder aux informations quotidiennes rapidement et sans beaucoup de difficulté. De cette façon, vous pourrez générer des rapports de suivi de caisse automatiquement. Plus le logiciel de caisse est facile à utiliser, plus vous limitez les risques d’erreurs de caisse et de problèmes.
La diversité des fonctionnalités du progiciel de caisse
Il est possible que vous ne souhaitiez pas perdre votre temps à suivre une formation sur l’utilisation d’un logiciel.
Vous pouvez aussi penser n’avoir besoin que d’un logiciel basique pour votre commerce et choisir un simple logiciel qui pourra faire des calculs basiques et générer des résultats. Ce type d’outil est généralement associé à un tiroir-caisse, un lecteur de codes-barres, une imprimante de tickets. Il remplit ces fonctions avec brio, mais devient moins adapté au fur et à mesure que votre magasin ou restaurant commence à se développer, car il ne pourra pas forcément suivre la cadence ni remplir certaines tâches fastidieuses et rigoureuses telles que la double vérification des tickets en fin de journée. Il est important de choisir un logiciel de caisse qui peut évoluer avec votre commerce.
Les principales fonctions d’un terminal de point de vente que vous pouvez rencontrer sont les suivantes :
- Les calculs basiques
- La prise de commande
- L’encaissement des paiements
- Ouvrir et fermer le tiroir-caisse
- Lire une carte bancaire
- Suivre les ventes
- Gestion du fichier client et programmes de fidélité
- Gestion des stocks
- Création des tickets et relevés de caisse
Un outil qui correspond à votre activité commerciale
Les fonctionnalités du logiciel de caisse devront correspondre aux besoins de votre commerce en particulier. Un magasin de produits du quotidien n’aura pas les mêmes exigences qu’un restaurateur, vous devez donc prendre en compte les particularités de votre cas et vos besoins professionnels avant de sélectionner votre logiciel de caisse.
Vous devez également vous assurer que l’outil de votre choix puisse s’adapter à l’évolution de votre activité. Cela signifie qu’il pourra être utilisé même s’il y a une augmentation significative du nombre de clients de votre magasin ou si vous décidez de créer un service de commande en ligne par exemple. Il doit être adaptable et souple.
Si vous êtes souvent absent du magasin, vous pouvez vous tourner vers un logiciel de caisse qui puisse être accessible via votre smartphone. Cela vous permettra de suivre les activités à distance, d’être informé en temps réel de l’état de la caisse et de prendre les bonnes décisions le concernant, comme l’achat de produits qui seront bientôt en rupture de stock.
Un logiciel qui respecte la législation
Pour rappel, l’utilisation d’une caisse enregistreuse normalisée est obligatoire depuis le 1er janvier 2018. Afin d’éviter les fraudes, les commerçants et professionnels qui sont assujettis à la TVA doivent être équipés d’un outil de gestion ou d’un logiciel de caisse. Ce dernier doit être à jour (taux de la TVA et mentions légales) et posséder les certificats requis par l’administration fiscale.
Pour être conforme à la loi, le logiciel devra pouvoir posséder une attestation de conformité et une attestation d’homologation, délivrées par un organisme accrédité comme Afnor. La norme NF525 est une des plus connues pour les logiciels de caisse enregistreuse.
La certification signifie que le logiciel répond aux conditions d’incorruptibilité des données et peut assurer la sécurisation et la conservation de ces dernières. Le stockage des informations enregistrées est également garanti par un logiciel certifié. Ne pas respecter cette exigence peut vous amener à payer une amende de 7500 euros au moins !
Vérifiez la notoriété de l’éditeur
Avant de choisir votre logiciel de caisse, il est recommandé de vous assurer du sérieux de son éditeur. Pour cela, prenez le temps de vous renseigner sur celui-ci avant d’intégrer l’outil dans votre magasin. Privilégiez les entreprises qui sont implantées en France ou au moins dans l’Union européenne.
Cela vous permettra de bénéficier d’un service client qui se préoccupe vraiment de vos besoins. Vous serez aussi plus à l’aise avec un interlocuteur qui parle la même langue que vous. Mais surtout, en cas de problème fiscal ou technique, un éditeur de logiciel qui se trouve en France est plus facilement joignable et disposera immédiatement des connaissances pour vous répondre. La disponibilité des techniciens et des commerciaux est importante pour assurer le développement de votre commerce par la suite.
Prenez en compte son ancienneté et le nombre d’entreprises qui ont fait appel à ses services pour vous assurer de sa fiabilité. Vous pouvez vous rendre sur le site officiel de l’éditeur ou sur les plateformes spécialisées afin de lire les avis des autres utilisateurs.
Comme tout achat, il est nécessaire de vérifier que le tarif du produit qui vous intéresse correspond à sa qualité. Vous pouvez trouver des logiciels de caisse à des prix vraiment différents, allant des moins chers aux plus coûteux. Faire un essai et demander les avis des autres utilisateurs est encore le moyen le plus simple de savoir si le montant du logiciel est justifié ou non !